10 domande su… gli strumenti elettronici e il controllo del dipendente

Sempre più utili, sempre più indispensabili: gli strumenti elettronici quali smartphone, tablet e computer portatili vengono utilizzati anche per motivi lavorativi. Questo comporta un possibile controllo da parte del datore di lavoro che, in caso di uso improprio, può sanzionare il dipendente fino al licenziamento.
Osserviamo insieme come comportarsi, esaminando i casi più frequenti.

 

1. Quali strumenti elettronici possono essere consegnati?
Solitamente vengono assegnati ai dipendenti telefoni cellulari, smartphone, pc e tablet per lo svolgimento delle loro mansioni ma comunque non vi è limite né alla tipologi degli strumenti elettronici da affidare, nella scelta del modello né nella quantità.

2. Dotare il dipendente di questi strumenti è utile?
Sicuramente dotare il proprio dipendente di uno degli strumenti suddetti può essere davvero utile. Si pensi al dipendente in trasferta o che svolge mansioni fuori dalla sede dell’azienda: la comunicazione con il datore di lavoro e/o con i clienti può essere agevolata se il lavoratore ha in dotazione un cellulare non per uso personale; oppure se il dipendente lavora all’interno di un cantiere, potrebbe essere interessante consegnargli un table o un pc portatile con cui esaminare i disegni tecnici, segnare le misurazioni, disegnare bozze o elaborare preventivi sul momento.

3. Che uso ne possono fare i dipendenti?
L’uso concesso ai dipendenti è deciso dal datore di lavoro e dev’essere indicato all’interno del contratto di consegna. Possono essere previsiti:
– L’uso esclusivamente aziendale;
– L’uso promiscuo, ovvero con utilizzo in parte per lavoro e in parte per uso personale;
– L’uso esclusivamente personale.

4. Posso controllarne l’uso?
Secondo l’art. 4 dello Statuto dei lavoratori, riformato dal D.Lgs. 151/2015, il datore può monitorare l’utilizzo, anche se non in maniera continuativa e per scopi precisi. Il controllo ovviamente può essere effettuato solo per gli usi aziendali e il risultato è utile a tutti i fini disciplinari e sanzionatori.

5. Come posso assegnare uno strumento di questo tipo?
La concessione in uso di tali strumenti avviene solitamente con la sottoscrizione di un apposito verbale di consegna nel quale vengono date le indicazioni sui prodotti, l’eventuale trattenute in busta per l’utilizzo, l’uso stabilito e la relativa informazione sulla privacy.

6. Quindi prima di consegnare il telefono aziendale al dipendente, devo fargli sottoscrivere l’informativa?
Esatto! La consegna dell’informativa è un passaggio fondamentale al fine del corretto utilizzo degli strumenti tecnologici aziendali. Il consiglio che Vi diamo è quello di determinare il più dettagliatamente possibile gli usi consentiti, soprattutto per gli scopi aziendali: grazie a queste indicazioni potrete effettuare i controlli ed eventualmente sanzionare il dipendente, anche in caso di assegnazione promiscua.

Di seguito i casi più frequenti, tra usi non consentiti e controllo a distanza:

7. Il dipendente utilizza il telefono aziendale con scopo strettamente lavorativo per chattare e navigare privatamente su Internet. Come si può intervenire?
Innanzitutto, come si diceva prima, il dipendente dev’essere preventivamente informato sull’uso dello strumento aziendale. Nel momento in cui questo avviene ed è stata accertata una condotta scorretta, si potrà procedere con la contestazione disciplinare e, in caso, all’applicazione di una sanzione più o meno grave, fino al licenziamento per giustificato motivo soggettivo.

8. Analizzando la cronologia Internet e gli accessi ai computer aziendali, si è scoperto che il lavoratore accede più volte al giorno al proprio profilo Facebook, durante lo svolgimento della sua mansione. Come ci si deve comportare?
Assumendo un’abitudine che inevitabilmente comporta un rallentmento della produttività, il lavoratore lede il rapporto di fiducia che lo lega all’azienda, rendendosi così soggetto a contestazioni disciplinari e sanzioni. Oltre a fornire l’informativ preventiva, le strade che noi consigliamo sono due: la prima è la messa a disposizione del dipendente di un accesso libero a Internet, consentito solo al di fuori degli orari di lavoro; la seconda, meno permissiva ma più efficace, è l’utilizzo di programmi bloccanti, che non facciano così navigare sui siti “proibiti”, come i social network, piattaforme con contentuti multimediali,.. .

9. Ho un dubbio sull’effettiva presenza del dipendente sul luogo di lavoro: posso monutorare la sua posizione tramite il telefono a lui assegnato dall’azienda?
Tramite le app per la geolocalizzazione, il datore puù effettivamente monitorare gli spostamenti del proprio dipendente. Il controllo però non dev’esseere continuativo ma deve avere il solo scopo di verificare la sua effettiva posizione n quell’istante. Come già detto, il dipendente dev’essere consapevole della presenza di questi programmi per la geolocalizzazione, i quali possono essere attivati mentre sta lavorando per poi essere spenti, in caso di uso promiscuo dello strumento, nel momento in cui finisce di effettuare la mansione.

10. Come regalo di Natale, a tutti è stato consegnato un tablet, principalmente per scopi privati. Posso controllare il loro uso?
Se gli strumenti sono stati regalati, non è possibile controllare il loro utilizzo: sarebbe un’assoluta violazione della privacy. Se il tablet viente utilizzato sallutariamente anche per motivi lavorativi, si può richiedere l’applicazione di programmi antivirus e che consentano il trasferimento sicuro dei dati, evitando dispersioni e possibili accessi esterni non autorizzait.

Fateci sapere se anche i vostri dipendenti utilizzano un telefono aziendale, un pc, un tablet o se avete intenzione di darli in dotazione!